Microsoft Office er et kraftig sett med kontorpakkeverktøy enhver bedriftseier kan bruke til tekstbehandling, datahåndtering og presentasjoner. Enten du arbeider i MS Suite eller Microsoft Office 365, kan du enkelt konvertere et Word-dokument til en PowerPoint. Du trenger ikke et dokument til en ppt-omformer. Selv om dette er en ganske enkel prosess, er det noen få ting å huske på for ikke å måtte gå tilbake og omformatere visse deler av originaldokumentet en gang i PowerPoint.
Formater Word-dokument riktig
Før du drar et dokument fra Word til PowerPoint, må du sørge for at du formaterer Word-dokumentet riktig. Dette betyr å bruke de riktige topptekstetikettene og avsnittstiler i Word-dokumentet. Anta for eksempel at du har en oversikt som du vil konvertere til en PowerPoint-presentasjon. Gå igjennom og sørg for at du har brukt tekststilene i det øverste Word-settet med menyer. Du vil se alternativer som Normal, Topptekst 1, Topptekst 2 og så videre.
Velg riktig stil for hver del av disposisjonen. Alt som skal være tittelen på et lysbilde, bør utheves og endres til overskrift 1-stil. Overskrift 2-stilen hvis den er undertekst for den sekundære teksten. Husk at du formaterer dette slik at PowerPoint vet hva du skal trekke inn i et lysbilde. Det vil ikke trekke normale tekstblokker inn i lysbildet. Dette er designet for å forhindre at en presentasjon ser ut som en bok. Endre alle delene du vil ha med som en lysbildekomponent.
Lagre og sett inn i PowerPoint
Når du har formatert Word-dokumentet riktig, lagrer du det. Sjekk filtypen. Microsoft Word lagrer automatisk dokumenter som en .txt-fil. Du må ha filtypen lest .rtf som representerer Rich Text Format. For å endre formatet, klikk på Fil og deretter Lagre som. Under alternativet Filformat i en rute under filnavnet, velger du Rich Text Format. Lagre filen på et sted du enkelt har tilgang til.
Åpne en ny PowerPoint-presentasjon. Velg Hjem-fanen og velg Ny lysbilde og deretter alternativet Disposisjon. På Mac som bruker PowerPoint 11, kalles dette alternativet Sett inn lysbilder fra disposisjon. En søkeboks åpnes. Finn .rtf-filen du opprettet, og velg den. Dette vil sette Word-dokumentet inn i PowerPoint. Området er nå importert til presentasjonen, og du kan redigere lysbildene etter ønske. Husk å lagre PowerPoint-presentasjonen før du avslutter den.
Feilsøk problemer
De fleste brukere som har Microsoft Office-suite-produkter, kjøpte dem som en pakke, og alle elementene bør derfor være kompatible. Hvis din versjon av PowerPoint er eldre enn et Word-dokument opprettet i en nyere versjon, kan det hende du har problemer med filkonverteringen. Importprosessen vil fremdeles skje, men du kan støte på noen formatforskjeller som må rettes i redigeringen av PowerPoint. Når det er mulig, lagre et dokument som er opprettet i en eldre versjon av Word til en nyere versjon. Hvis filen blir sendt til deg, kan du be om at avsenderen lagrer filen for å være kompatibel med eldre Microsoft-versjoner.
