Ansattes retningslinjer og prosedyrer er beskrivelser av hvordan alle ansatte, uansett stillingsbeskrivelse eller tittel, forventes å oppføre seg. Ansattes retningslinjer og prosedyrer er vanligvis utviklet av selskapets personalavdeling (HR) og distribuert til alle ansatte i form av en håndbok. Ansatte forventes å bruke denne håndboken som en guide, og refererer ofte til den for å finne informasjon om selskapet, samt retningslinjer for ferie, syketid og lønn.
Erklæring om bedriftsmisjon
Mens de fleste ansatte er klar over selskapets generelle oppdrag når de blir ansatt, bør de presise detaljene staves ut og distribueres til hver ansatt. Misjonserklæringer inkluderer ting som salgsmål og markedsføringsinitiativer, hvor et selskap har vært og hvor det håper å gå. Dette bør inkludere toppledelsens visjon om selskapet.
Atferd forventet av ansatte
Alle arbeidsgivere må fastsette generelle retningslinjer for arbeidstakers oppførsel. Dette inkluderer retningslinjer for hva som anses som passende oppførsel mellom to ansatte, samt ansatte og ledere og ansatte og kunder. Denne delen vil også inneholde informasjon om fravær, insubordinering og alle områder av ansattes oppførsel. Eksempel:
- Det forventes at ansatte rapporterer til jobb etter planen og i tide. Hvis det er umulig å rapportere til arbeidet som planlagt, må de ansatte ringe lederen sin før starttiden
Ferie og syketid
De fleste selskaper tilbyr ferie og syketid til sine ansatte. Mye av tiden er ferie basert på en ansattes erfaring, med de som har tilbrakt flere år i selskapet får mer tid. Syketiden varierer også, og en arbeidsgiver må detaljere slike retningslinjer, samt om arbeidstakere vil bli kompensert i løpet av ferie og syketid. Eksempel:
- Nye heltidsansatte vil motta et forholdsmessig antall feriedager basert på en dag for hver måned som jobbes i det innleide kalenderåret, ikke overstige 10 dager.
Retningslinjer for kompensasjon for ansatte
Ansatte har et bredt spekter av lønn, men de som jobber for samme selskap får ofte lønn samme dag. Politikk og prosedyrer må skissere når ansatte blir betalt, enten det er en gang i uken eller to ganger i måneden. Ansatte må også gjøres oppmerksom på om direkte innskudd er tilgjengelig, samt retningslinjene for bonuslønn og refusjon for kjørelengde og andre arbeidsrelaterte utgifter. Eksempel:
- Ansatte får lønn 1. og 15. hver måned.
Retningslinjer for helsefordeler
Bedrifter som tilbyr helsemessige fordeler, må ta med nøkkelaspekter, for eksempel priser for enkeltpersoner og familier, i listen over ansattes retningslinjer og prosedyrer. Mange selskaper har også en obligatorisk ventetid på alt fra 30 til 90 dager før fordeler blir tilgjengelig for en ansatt. Eksempel:
- Heltidsansatte, deres ektefeller og kvalifiserte avhengige barn er kvalifisert for helsefordeler den første dagen i måneden etter 30 dager med kontinuerlig ansettelse.
Pensjonspakker for ansatte
Programmer som 401K og andre former for pensjon er et annet viktig aspekt av ansattes policyer og prosedyrer. Bedrifter må gi informasjon om de forskjellige tilgjengelige alternativene.
Andre retningslinjer og prosedyrer
Ansattes retningslinjer og prosedyrer bør bestå av alle tenkelige situasjoner og emner, slik at de ansatte forstår alle aspekter ved å jobbe for et selskap. Dette inkluderer retningslinjer for akseptabel antrekk, sikkerhet, oppsigelse og avgang, arbeid hjemmefra og overtid.
