Intern kontroll er policyer og prosedyrer som er på plass for å sikre fortsatt pålitelighet av regnskapssystemer. Nøyaktighet og pålitelighet er avgjørende i regnskapsverdenen. Uten nøyaktige regnskapsoppføringer kan ledere ikke ta fullstendig informerte økonomiske beslutninger, og økonomiske rapporter kan inneholde feil. Internkontrollprosedyrer i regnskap kan deles inn i syv kategorier, hver designet for å forhindre svindel og identifisere feil før de blir problemer.
Tips
De syv interne kontrollprosedyrene er separasjon av plikter, tilgangskontroller, fysiske revisjoner, standardisert dokumentasjon, prøvebalanser, periodiske avstemninger og godkjenningsmyndighet.
Separasjon av plikter
Separasjon av plikter innebærer å splitte ansvaret for bokføring, innskudd, rapportering og revisjon. Jo flere plikter skilles, jo mindre sjanse har en enkelt ansatt for å begå falske handlinger. For små bedrifter med bare noen få regnskapsmedarbeidere kan deling av ansvar mellom to eller flere personer eller krav om at kritiske oppgaver skal gjennomgås av kolleger, tjene samme formål.
Tilgangskontroller for regnskapssystem
Å kontrollere tilgang til forskjellige deler av et regnskapssystem via passord, lockouts og elektroniske tilgangslogger kan holde uautoriserte brukere utenfor systemet, samtidig som det gir en måte å revidere bruken av systemet for å identifisere kilden til feil eller avvik. Robust tilgangssporing kan i første omgang også avskrekke forsøk på uredelig tilgang.
Fysiske tilsyn med eiendeler
Fysiske revisjoner inkluderer håndtelling av kontanter og fysiske eiendeler som spores i regnskapssystemet, for eksempel varelager, materialer og verktøy. Fysisk telling kan avdekke godt skjulte avvik i kontosaldoer ved å omgå elektroniske poster helt. Å telle kontanter i salgssteder kan gjøres daglig eller til og med flere ganger per dag. Større prosjekter, som for eksempel håndtelling, skal utføres sjeldnere, kanskje årlig eller kvartalsvis.
Standardisert finansiell dokumentasjon
Standardisering av dokumenter som brukes til økonomiske transaksjoner, for eksempel fakturaer, interne materialforespørsler, varemottak og reiseutgiftsrapporter, kan bidra til å opprettholde konsistens i journalføring over tid. Bruk av standard dokumentformater kan gjøre det lettere å gjennomgå tidligere poster når du søker etter kilden til avvik i systemet. Manglende standardisering kan føre til at gjenstander blir oversett eller mistolket i en slik gjennomgang.
Daglige eller ukentlige prøvebalanser
Ved å bruke et dobbeltregistreringsregnskapssystem gir du pålitelighet ved å sikre at bøkene alltid er balansert. Likevel er det fortsatt mulig for feil å bringe et dobbeltinngangssystem ut av balanse til enhver tid. Beregning av daglige eller ukentlige prøvebalanser kan gi regelmessig innsikt i tilstanden til systemet, slik at du kan oppdage og undersøke avvik så tidlig som mulig.
Periodiske avstemminger i regnskapssystemer
Av og til regnskapsavstemming kan sikre at saldoer i regnskapssystemet ditt samsvarer med saldoer på kontoer som holdes av andre enheter, inkludert banker, leverandører og kredittkunder. For eksempel innebærer en bankavstemming å sammenligne kontantsaldoer og registreringer av innskudd og kvitteringer mellom regnskapssystemet og kontoutskriften. Forskjeller mellom disse typer komplementære kontoer kan avdekke feil eller avvik i dine egne kontoer, eller feilene kan oppstå hos de andre enhetene.
Godkjenningsmyndighetskrav
Å kreve at spesifikke ledere godkjenner visse typer transaksjoner, kan legge til et ansvarlighetsregnskap ved å bevise at transaksjoner er sett, analysert og godkjent av relevante myndigheter. Å kreve godkjenning for store betalinger og utgifter kan forhindre samvittighetsløse ansatte i å gjøre for eksempel store falske transaksjoner med selskapets midler.
