I følge Internal Revenue Service skal W-2-skjemaer sendes ut til ansatte senest 31. januar for skjemaer som er hentet fra forrige kalenderår. Selv om ansatte kanskje ikke mottar dem i posten på denne datoen, må de - i det minste - sendes ut på dette tidspunktet. For selskaper som ikke følger denne protokollen, kan det få konsekvenser.
Unngå misfornøyde ansatte
Bortsett fra eventuelle offisielle problemer du har med Internal Revenue Service (IRS) på grunn av unnlatelse av å sende ut W-2-skjemaer i tide, kan det hende du må håndtere en gruppe svært misfornøyde ansatte, hvorav mange sannsynligvis forventer en selvangivelse. Ansatte kan ikke bare komme med klager til deg, men også til skattemyndighetene, noe som kan anspore til videre etterforskning av firmaet ditt hvis det blir gjort mange klager på problemet.
IRS finvurdering
IRS snubler bøter basert på hvor sent W-2-skjemaene dine er arkivert. En straff på $ 50 per skjema blir vurdert for W-2s innlevert innen 30 dager etter forfallsdato, opp til maksimalt $ 187 500 for en liten bedrift. For skjemaer som er arkivert før 1. august, men senere enn 30 dager, stiger straffen til $ 100 per skjema og en maksimal bot på $ 536 000. Maksimum bot er $ 260 per skjema opp til $ 1.072.500 per år for skjemaer som er arkivert etter 1. august.
Sikre nøyaktige skjemaer
I tillegg til å sende W-2-skjemaene i tide, må du også sørge for at skjemaene er nøyaktige. Ifølge IRS-nettstedet, hvis du sender inn et W-2-skjema til skattemyndighetene og hevder at du har betalt en bestemt ansatt en viss sum penger og ikke har gjort det, har vedkommende rett til å saksøke deg for erstatning. En straff på $ 530 per skjema uten maksimum blir vurdert. Det kan også hende du må betale en bot på $ 5000 i erstatning for å arkivere det falske dokumentet og kan bli utsatt for strafferettslige anklager.
Records og kommunikasjon
Noen ganger, hvis du i det minste lar de ansatte vite at du kjører bak med W-2-ene dine, men jobber med å få dem ut, kan det være mindre misnøye enn om du ikke sier noe i det hele tatt. Også, hvis du sender ut en W-2 innen fristen, men har den tilbake til deg for en dårlig eller gammel adresse, må du ikke åpne den eller kaste den. Legg den i medarbeiderens fil og lagre den i tilfelle han kontakter deg for skjemaet nede i veien; du har i det minste bevis på at du prøvde å sende det.
