Når skattesesongen ruller rundt hvert år, kan papirene som en bedrift må organisere og arkivere til skattemyndighetene virke overveldende. Uansett hvor oversvømt og opptatt en bedrift er, må alle uttalelser som er innlevert til IRS være så nøyaktige som mulig for å unngå revisjon eller rettslige skritt fra den føderale regjeringen. For bedrifter med ansatte er et viktig dokument som må fylles ut hvert år W-2-setningen.
Loven og W-2
Form W-2 rapporterer skattepliktig lønn som er utbetalt til en ansatt i løpet av ett års periode, sammen med sysselsettingsskatt holdt tilbake fra lønnsslipp for det året. Føderal lov krever at alle arbeidsgivere sender arbeidstakere W-2-uttalelser, uansett hvor lav inntekt eller lønn er. Disse W-2 uttalelsene kan sendes i papir eller digital form og må være mottatt av ansatte senest 31. januar året etter. Arbeidsgivere må også sende inn en kopi av ansattes W-2-er til skattemyndighetene.
Advarsel
Unnlatelse av å sende W-2-skjemaer i tide kan føre til betydelige bøter for virksomheten din. Fra og med 2018 kan du bli bøtelagt mellom $ 50 og $ 260 per skjema, avhengig av hvor sent utsendelsen din er. For små bedrifter kan den maksimale økonomiske straffen i et skatteår variere mellom $ 187.500 og $ 1.072.500.
Manglende eller feil W-2
Noen ganger kan W-2-skjemaer være feil eller forsvinne i posten. Hvis disse situasjonene oppstår, vil ansatte sannsynligvis kontakte lønns- eller personalavdelingen din for å be om rettelser eller en kopi av skjemaet. Personalet ditt bør være forberedt på å møte disse forespørslene raskt, spesielt ettersom avgiftssesongen avtar og det nærmer seg innleveringsfristen.
Erstatning for manglende W-2
For å erstatte manglende W-2-skjemaer, vil IRS utarbeide og sende en ansatt et skjema 4852. I følge IRS kan dette skjemaet brukes i stedet for et W-2 hvis den ansatte ennå ikke har mottatt W-2 før innleveringsfrist. Bruk av skjema 4852 kan imidlertid forsinke skatterefusjoner, siden skattemyndighetene må verifisere informasjon på skjemaet. Hvis en ansatt arkiverer skjema 4852 og senere mottar henne korrigert eller mangler W-2 og innser at noe informasjon om 4852 var unøyaktig, kan han sende skjema 1040X til skattemyndighetene. Skjema 1040X er en endret selvangivelse.
Andre skatteformer
Arbeidsgivere er lovlig pålagt å oppbevare W-2-skjemaer i minst fire år. Arbeidsgivere er også lovpålagt å fylle ut et EIN-skjema. Utfylte EIN-skjemaer vil gi arbeidsgivere individuelle arbeidsskatt-ID-er for hver ansatt. Disse skatte-ID-ene kreves når du rapporterer arbeidstakers lønn og skattetrekk. For å få et EIN-skjema, kontakt skattemyndighetene på 1-800-829-4933.
