Hvis du bruker Google Dokumenter til å skrive brev, forretningsdokumenter eller noe annet, kan det være lurt å la applikasjonen sjekke stavemåten og grammatikken din før du fullfører dokumentene. Du kan bruke Google Docs innebygde grammatikksjekkfunksjonalitet eller bruke et tredjeparts grammatikkverktøy. Andre tekstbehandlingsapplikasjoner, for eksempel Microsoft Word, har også sine egne verktøy for stavekontroll og grammatikk.
Google Grammatikk og stavekontroll
Hvis du bruker det populære tekstbehandlingsverktøyet Google Docs på nettet, kan du få Google til å korrigere grammatikk og stavemåte i dokumentene du oppretter.
For å gjøre dette, åpne "Verktøy" -menyen og klikk på "Stavekontroll og grammatikk", og klikk deretter på "Kontroller staving og grammatikk." En rute åpnes slik at du kan gå gjennom hvert av Google Docs 'grammatikk- og staveforslag. Det er opp til deg om du skal godta eller ignorere programmets anbefalinger. Hvis du vil godta dem alle eller ignorere dem alle, klikker du på "Mer" og klikker enten "Godta alle" eller "Ignorer alle."
Hvis et ord ser ut til å være feilstavet i Google Docs, men det bare er et gyldig ord eller navn som Google Docs ikke er kjent med, kan du legge det til i din personlige ordbok, slik at det ikke blir feilaktig markert som en stavefeil. For å gjøre dette, klikk "Legg til ordbok" når ordet er uthevet.
Automatisk stavekontroll for Google Dokumenter
Hvis du vil at Google Dokumenter skal kontrollere stavemåten og grammatikken mens du skriver, kan du slå på denne i samme meny du bruker for en engangssjekk.
Klikk på "Verktøy" -menyen, og klikk deretter på "Stavekontroll og grammatikk". Klikk på "Vis forslag til staving" eller "Vis forslag til grammatikk" for å slå funksjonen på eller av. Hvis du har slått på staveforslag, vil feilstavede ord og ord som Google Docs ikke vet, bli understreket i rødt. Hvis forslag til grammatikk er slått på, vil du se områder der Google Dokumenter mener at grammatikken din kan være understreket i blått.
Bruke tredjepartsverktøy
Du kan også bruke tredjepartsverktøy for å kontrollere grammatikken og stavemåten din i Google Dokumenter.
Et vanlig verktøy kalles Grammarly. For å bruke den, opprett en konto med Grammarly-tjenesten og installer nettleserutvidelsen. Du må bruke Google Chrome for å bruke Grammarly-utvidelsen for å sjekke grammatikken din i Google Dokumenter.
Når du redigerer dokumenter i Google Dokumenter med Grammarly-utvidelsen installert eller slått på, vil du automatisk se forslagene vises, med røde understrekninger som vises under skrivingen der Grammarly foreslår en endring. Hold musen over hvert forslag og klikk alternativene som presenteres for å indikere om du vil godta endringen foreslått av Grammarly.
Hvis du er misfornøyd med Grammarly-utvidelsen, kan du avinstallere den eller deaktivere den via Chrome-innstillingsmenyen. Klikk på menyikonet i Chrome, og klikk deretter på "Innstillinger". Klikk på "Innstillinger" menyknappen i Innstillinger-ruten, og klikk deretter på "Utvidelser". Finn Grammarly-utvidelsen og bruk vippeknappen for å slå den av eller "Fjern" -knappen for å fjerne den helt fra nettleseren.
Andre tekstbehandlingsverktøy
De fleste andre populære tekstbehandlingsverktøy, inkludert Microsoft Word, inkluderer funksjoner for automatisk å kontrollere staving og grammatikk. Vanligvis kan du få stavemåten automatisk løst mens du skriver eller manuelt foretar eller godtar endringer foreslått av programmet. Du kan vanligvis legge til ord du ofte bruker i staveordboken hvis de ikke allerede er der.
Sjekk dokumentet til favorittbehandlingsverktøyet for å finne alternativene for stave- og grammatikkontroll du vil bruke.
Mennesker og maskiner
For viktige dokumenter kan det være lurt å la en menneskelig redaktør se på dem i stedet for bare å stole på automatisert grammatikk og stavekontroll. Datamaskiner kan ikke fange alt, og de vil ofte ikke oppdage misbrukte ord eller uttrykk som kan vise seg å være tvetydige. En ekspert som finner en grammatisk feil, kan også rette setningen med svar på spørsmål om hvorfor feilen var feil, slik at du ikke gjør den samme feilen igjen.
Dette kan være spesielt viktig hvis du prøver å imponere en bedriftskunde eller hvis du jobber med dokumenter som kontrakter som har juridisk betydning.
