Når en ansattes oppførsel kompromitterer teamets produktivitet og moral, er det på tide å ta affære. Selv om det er viktig å møte medarbeideren for å diskutere bekymringene dine, vil oppfølgingen med et underordnet brev ikke bare gi den ansatte beskjed om at hans oppførsel er uakseptabel, det gir også virksomheten din dokumentasjon som kan brukes i en søksmål eller i en tvist om arbeidsledighetskrav.
Følg forretningsregler for korrespondanse
Skriv brevet på firmaets brevpapir. Hvis du sender brevet via e-post, lagrer du brevet som en .pdf og sender det som et vedlegg. Start brevet i et notatformat som gir viktig informasjon om hva korrespondansen handler om.
Eksempel:
TIL: Jane Smith
FRA: Jerry Smythe [innledende denne linjen]
TEMA: Kontormisbruk
DATO: 23. august 2019
Oppgi fakta
Et insubordinasjonsbrev er ikke en mulighet til å lufte klagene dine på en ansatt som har blitt en plage eller et ansvar. Hold brevet kort, dets språk ikke-emosjonelt, og sørg for at dine bekymringer og konsekvenser for den ansatte er tydelige.
Eksempel:
Som vi diskuterte på møtet i dag, har jeg alvorlige bekymringer for din oppførsel overfor både kollegaene og meg selv. Ved mer enn en anledning har du vist respektløshet i gruppemøter, en-til-en-diskusjoner og under samtaler her på kontoret. Denne oppførselen skader kontorets moral og har blitt et ansvar for å få Johnson & Greene-prosjektet gjennomført.
Gi eksempler på atferd
Dokumenter forekomsten av dårlig oppførsel i brevet. Sørg for å ta med datoene og navnene på andre involverte parter. Beskriv den negative oppførselen lidenskapelig. Ikke vær dramatisk, men gi detaljer som vil hjelpe alle som leser brevet til å forstå hva som skjedde og hvorfor medarbeiderens oppførsel fortjener en irettesettelse.
Eksempel:
Under gårsdagens møte (22. august 2019) var oppførselen din uprofesjonell og forstyrrende. Du rullet øynene dine flere ganger mens Tim snakket, avbrøt ham to ganger og til slutt vendte deg bort fra ham da han prøvde å snakke med deg om hans bekymringer. Du sukket også høyt mens Ruth ga henne rapport. Da jeg ba deg om å fortelle hva som opprørte deg med hva Ruth hadde å si, ristet du på hodet og sa at det ville ta for lang tid å gjøre det.
Denne oppførselen fulgte utbruddet ditt 20. august 2019, der du hevet stemmen din til Erica da hun hadde problemer med å finne en fil du ville ha. Vi hadde gjester på kontoret den gangen, og jeg kunne fortelle at de var flaue over å høre deg behandle Erica det bort. Da jeg snakket med deg privat om hendelsen, trakk du på skuldrene og sa at "Erica må holdes ansvarlig for sin uorganisering." Jeg uttalte at selv om dette kan være tilfelle, er det aldri noen grunn til å heve stemmen din, spesielt i en profesjonell setting. Du gikk med på å "tone det ned" i fremtiden.
I dag, da vi møttes for å diskutere hva som skjedde på 29. august-møtet, var du defensiv og spurte meg om jeg hadde det ute for deg. Du insisterte på at jeg overreagerte. Jeg påpekte at som eier av selskapet er det opp til meg å bestemme hva slags kontorkultur jeg vil fremme. Du sa at jeg var "for myk" og at virksomheten ville være på vei mot problemer hvis jeg fortsatte å "knuse" folk. Du avbrøt meg tre ganger mens jeg prøvde å forklare min posisjon og til slutt stormet ut av kontoret mitt mens jeg fremdeles snakket til deg.
Merk konsekvenser
Brevet skal tydelig forklare konsekvensene av den ansattes nåværende oppførsel, samt hva hun kan forvente hvis hun ikke gjør umiddelbare endringer. Det er ofte en god ide å legge ut en plan for umiddelbar ansvarlighet for å gjøre positive endringer.
Eksempel:
Jane, selv om jeg generelt har vært imponert over arbeidet ditt og verdsetter deg som ansatt, er det umulig å fremme et produktivt, kollegialt arbeidsmiljø når en ansatt regelmessig oppfører seg som du har gjort. For å imponere deg over alvoret i dine handlinger, og for å gi teamet vårt litt tid til å omgruppere deg, suspenderer jeg deg resten av denne uken uten lønn. Du vil forlate kontoret i dag, onsdag 23. august, og kommer ikke tilbake før klokken 09 mandag 28. august. Jeg håper denne avspasasjonen vil gi deg litt tid til å reflektere over dine handlinger og vurdere trinnene du kan ta som vil hjelpe deg til å fungere mer hensiktsmessig i et profesjonelt miljø.
Når du kommer tilbake på mandag, kan du sende meg en e-post slik at vi kan avtale et tidspunkt for å diskutere planene dine for å adressere din oppførsel. Imidlertid, hvis din slitende oppførsel fortsetter, kan du ikke gi meg noe annet valg enn å avskjedige deg fra din stilling. Jeg håper inderlig at det ikke vil komme til dette.
